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Where the magic happens: Integrationsmanagerin Dr. Sajida Afzal

Was machen Integrationsmanager bei Social-Bee? 
#RealityCheck mit Dr. Sajida Afzal.

Die Integrationsquote von Social-Bee ist mit über 80% sehr hoch. Was hat es damit auf sich?

Uns ist langfristiger Erfolg wichtig. Unser Ziel ist die Übernahme im Einsatzunternehmen nach etwa einem Jahr. Mit der Integrationsquote messen wir, wieviele unserer übernommenen Mitarbeiter nach einem halben Jahr noch Arbeit haben. Um darauf hinzuarbeiten, begleiten wir jeden geflüchteten Mitarbeiter mit einem individuellen Integrationsprogramm. Strukturiert mit aufeinander aufbauenden Modulen und einem Entwicklungsplan, der individuell auf die Person zugeschnitten ist.

Wo packt Ihr denn genau an? Was passiert in diesem Integrationsprogramm?

Ich sage immer: „This is where the magic happens“. Das kann alles sein, was die Arbeitsfähigkeit betrifft. Von der Arbeitsgenehmigung und Anerkennung von Dokumenten über Begleitung bei Behördengängen, aber auch Organisation von Akutnachhilfe vor Prüfungen oder bei spezieller Fachsprache, bei Missverständnissen im Team, Feedback und Entwicklungsthemen, Zusammenarbeit mit Ärzten und Anwälten, die Liste ist lang… Die ersten drei Monate sind für uns entscheidend. Nach dieser Zeit können wir ziemlich sicher einschätzen, ob die Übernahme gelingen kann oder was bis dahin noch zu tun ist. Wobei es in den ersten drei Wochen nur darum geht, regelmäßig und pünktlich zur Arbeit zu erscheinen und übertragene Aufgaben zu erfüllen. Diese Wochen sind unsere Eingewöhnungsphase, während der wir durch zwei bis drei persönliche Termine die Person näher kennenlernen und dazu telefonisch sowie viel über WhatsApp in Kontakt bleiben. Während der Corona-Pandemie haben wir auf virtuelle Betreuung umgestellt, was erstaunlich gut klappt. Hier kann viel schiefgehen, es ist eine kritische Phase. Wir informieren über die Situation, die aktuellen Empfehlungen und sind damit wichtiger Ansprechpartner.

Regelmäßig zur Arbeit gehen und den Job machen – schön und gut. Aber was macht das Programm für die Geflüchteten attraktiv?

Wir fragen sie, was sie erreichen wollen. Für viele sind wir die Ersten, die sich überhaupt für sie und ihre Vorstellungen interessieren. Sie müssen ihre Ziele nicht aufgeben, wenn sie für uns arbeiten. Im Gegenteil, wir unterstützen sie dabei, sie zu formulieren und zu erreichen. Dabei versuchen wir, diese individuellen Ziele mit unseren Zielen zu verbinden, beispielsweise einer hohen Integrationsquote und Kundenzufriedenheit.

Das Social-Bee Team arbeitetet teamübergreifend an der Arbeitsmarktintegration der Geflüchteten. Was ist im Kern die Aufgabe der Integrationsmanager?

Nachdem wir das Onboarding, also den Arbeitsstart beim Partnerunternehmen, begleitet haben, fokussieren wir uns auf die Entwicklung, persönlich und fachlich. Wir schauen in erster Linie auf die Talente, Interessen und die Ziele der Person, um die Motivation zu erkennen und die geeigneten Impulse zu setzen. Will sie nur arbeiten? Oder strebt sie eine Ausbildung an? Hat sie schon Berufserfahrung und will sich verbessern? Oder schnell irgendeinen Job finden, um eine Aufenthaltsgenehmigung zu bekommen? Einige Mitarbeiter sagen uns das nicht gleich frei heraus. Das braucht Vertrauen.

Und wenn es nicht gelingt, das Ziel des Mitarbeiters zu definieren?

Meist setzen wir dann die Übernahme im Einsatzunternehmen als Ziel oder die Weiterentwicklung in der Hierarchie, höherqualifizierte Aufgaben und besseres Gehalt. Viele Mitarbeiter aus Afghanistan haben das Ziel, eine Ausbildung zu machen. Anders bei vielen Leuten aus Eritrea, die meist einen anerkannten Asylstatus haben und damit eine Aufenthaltsgenehmigung. Für sie geht es eher darum, eine passende Arbeit zu finden, Geld zu verdienen und sich in der Position zu verbessern. Aber am besten funktioniert es, wenn uns der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin das Ziel nennen kann.

Welche Ziele könnt Ihr denn ermöglichen ohne vielleicht auch falsche Hoffnungen zu wecken?

Das hängt immer von der Person und der Situation ab. Manchmal ist es auch hart, wenn wir beispielsweise jemandem mit Studium sagen müssen, dass der Abschluss hier nicht anerkannt wird. Oder wenn das Sprachniveau nicht ausreicht, um eine Ausbildung zu beginnen. Fängt jemand im Sommer bei uns an mit wenig Sprachkompetenz, dann wird es mit Ausbildungsbeginn im gleichen Jahr schwierig, da die im September beginnt. Aber grundsätzlich arbeiten wir gemeinsam mit unseren Mitarbeitern an der Festlegung realistischer Ziele und danach an ihrer Zielerreichung.

Wenn wir von Sprachkompetenz sprechen, welchen Stellenwert hat das Deutschlernen bei Social-Bee?

Einen sehr hohen Stellenwert! Neben der Arbeit an der Zielerreichung steht gleichwertig das Verbessern der Sprachkompetenz, denn Deutsch hat für uns erste Priorität. Erst dann bieten wir spezialisierte Qualifikationsmaßnahmen wie Kassenscheine oder einen thematischen Workshop.

Ihr habt Betreuungstermine und Workshops, worin unterscheiden sich die?

In den Workshops vermitteln wir verschiedene Themen von „Grundlagen des Arbeitslebens“ über „Umgang mit Verträgen“ bis zu „EDV“. Hier gibt es auch immer die Möglichkeit zum Austausch mit anderen Geflüchteten. Im Einzeltermin geht es darum, den Anderen besser zu verstehen, eine bessere Beziehung aufzubauen. Das ist wichtig, weil wir doppelte HR-Pflichten haben, zum Einen als Social-Bee, zum Anderen gegenüber der Personalabteilung unserer Kunden.

Was hat denn die Personalabteilung des Kunden davon?

Wir agieren als Puffer und nehmen bürokratische Themen rund um die Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung ab. Das ist eine Menge Papierkram mit bestimmten Fristen. Meistens geht es um Zudem vermitteln wir zwischen Einsatzunternehmen und unserem Mitarbeiter auf allen Ebenen, mit HR, mit den Vorgesetzten und den Teamkollegen. Wir fangen viel auf und besprechen die sachliche Seite mit unseren Mitarbeitern. Das ist auch Weiterbildung, denn wir klären auf, welches Verhalten erwartet wird und ihnen hilft, ihre Ziele zu erreichen. Sollte es aber einfach mal nicht passen, platzieren wir um, bis es passt. Dabei hilft die enge Zusammenarbeit über Teams hinweg.

Ihr unterstützt einerseits, befindet euch aber auch in der stärkeren Position. Wie bringt Ihr die helfende Haltung mit der professionellen HR-Rolle zusammen?

Es geht dabei vor allem um Balance! Zwischen Hilfe und Unterstützung einerseits sowie um Grenzen setzen und Pflichten einfordern. Bei den Jüngeren kann es vorkommen, dass sie als Jugendliche jahrelang auf der Flucht und ohne elterliche Orientierung waren. Da wird man auch mal auf die Probe gestellt. Ich bemühe da immer um maximale Klarheit. Darum, die Dinge eher in Schwarz-Weiß zu zeichnen, weil das differenzierte Grau zu vage sein kann: „Wenn das noch einmal passiert, kann die Firma dir kündigen. Wenn wir keine andere Firma für dich finden, kannst du deinen Aufenthaltstitel verlieren und wirst wahrscheinlich abgeschoben.“ Dazu brauchst du aber eine starke Beziehung zu der Person. Deswegen wechseln wir die Integrationsmanager nach Möglichkeit nicht.

Wenn die ersten drei Monate überstanden sind, läuft es dann routinemäßig weiter?

Selten! (lacht) Oder besser, wir haben Routine mit Zwischenfällen. Die nächsten sechs bis neun Monate geht es darum: wird die Person übernommen? Die Zeit ist eine Bewährungsprobe. Hier gilt es, Missverständnisse schnell auszuräumen, die mit kulturellem Hintergrund, Sozialisation und Bildungsgrad zusammenhängen. Oder schnell zu reagieren, wenn eine Arbeitsgenehmigung nicht verlängert wird oder ein Abschiebebescheid vorliegt. Dann setzen wir sofort eine Task Force ein. Es kommt aber auch vor, dass ein bisher zuverlässiger Mitarbeiter einfach nicht mehr zur Arbeit geht. Wir müssen dann „outside the box“ denken und fragen uns immer: wie kann ich genau diese Person unterstützen, sich weiterzuentwickeln?

Es gibt also nicht eine schlichte Abmahnung, wenn jemand nicht zur Arbeit erscheint. Was ist die Alternative, was heißt denn für dich „outside the box“ denken?

In dem Fall versuchen wir, schnell zu klären was passiert ist. Da ist von Unfall bis durchzechte Nacht oder mangelndes Pflichtgefühl alles möglich. Vielleicht ist ein Trauma aufgebrochen oder jemand erhält die Nachricht, dass vielleicht sein Kind verstorben ist. Jede Situation erfordert von uns eine entsprechende Reaktion. „Outside the box“ gilt aber auch in weniger heiklen Situationen. Nehmen wir das Beispiel Sprachkurs. Da kann ich nicht einfach einen Platz im Dienstagabendkurs buchen. Wir brauchen Lösungen für Leute in Schichtarbeit, mit Wechselschichten, mit und ohne Vorbildung, mit langer Anfahrt aus einer Gemeinschaftsunterkunft, in die vielleicht am späten Abend kein Bus mehr fährt. Daher kombinieren wir Sprachkurstermine mit flexiblen Angeboten und ergänzen mit unserer Sprachlern-App Busuu.

Und wenn beispielsweise ein Streit eskaliert?

Dann ist es meine Aufgabe, zu schlichten und aufzuklären. Wenn jemand unangemessen kommuniziert, weise ich darauf hin, um daran zu arbeiten. Dazu nehme ich mir drei Anläufe vor. Beim ersten Mal ist es selten, dass jemand einsieht, warum ein aggressives Auftreten nicht der ideale Weg ist. Beim zweiten Mal erinnere ich an das erste Gespräch. Beim dritten Mal ziehe ich Kollegen zu Rate. Dazu muss ich jeden Mitarbeiter und seine Geschichte im Kopf haben. Denn dementsprechend wähle ich eine Gesprächsstrategie, von emotional einfühlend bis rational und abgrenzend.

Und wer nicht produktiv sein kann, fliegt der einfach raus?

Nein, wir kümmern uns darum, dass der Mensch eine Anschlussbetreuung findet. Wenn wirklich alle unsere Bemühungen fehlschlagen, steckt meist eine schwere psychische Erkrankung dahinter. Das können wir nicht auffangen. Dafür haben wir Kontakte zu Ambulanzen und anderen Einrichtungen, die da bessere Ansprechpartner sind. Aber bei Social-Bee müssen wir der Person kündigen, das ist richtig. Das sind aber, wie gesagt, unsere Ausnahmen. Viele Menschen mit Fluchterfahrung mögen traumatisiert sein, das bedeutet aber nicht, dass sie nicht arbeitsfähig wären. Wir dürfen nicht vergessen, dass Arbeit auch verlorene Würde wieder herstellen kann und das Gefühl, gebraucht und akzeptiert zu werden, enorm stabilisierend wirkt. Am Ende profitieren alle Seiten von unserer Arbeit, auch die Gesellschaft als Ganzes.

Ihr gebt wohl nicht so leicht auf, oder?

Wir bemühen uns intensiv um wirklich jede Person! Wir haben ein Jahr, um dafür zu sorgen, dass unser Mitarbeiter eine Anschlussbeschäftigung mit Perspektive bekommt. Wenn ich mit meinem Latein wirklich am Ende bin, dann wechseln wir den Integrationsmanager. Wenn auch der Kollege oder die Kollegin nicht weiterkommt, dann probieren wir noch einen Wechsel. Aber das ist bei knapp 300 Fällen vielleicht 3 Mal vorgekommen, also meistens klappt es!